Организационно-методические подходы к созданию интегрированной системы менеджмента организации

УДК 005:007:35.01

МРНТИ 82.05.09

Г.И.Нестеренко, к.э.н.

Западно-Казахстанский государственный университет

Исследовано создание интегрированной системы менеджмента направленнной на повышение эффективности менеджмента организации. Установлено, что при создании интегрированной системы следует избегать механического объединения требований международных стандартов на менеджмент (без учета концепций и принципов на которых базируется эти стандарты, и специфики сложившегося в организации менеджмента). Равенствующая роль должна принадлежать менеджерами организации и прежде всего – руководителям высшего звена Ключевые слова: менеджмент, стандарт, сертификация, результативность, аудит.

____________________________________

Нестеренко Г.И. ҰЙЫМ МЕНЕДЖМЕНТІНІҢ ШОҒЫРЛАНДЫРЫЛҒАН ЖҮЙЕСІН ҚҰРУҒА ҰЙЫМДАСТЫРУШЫЛЫҚ-ӘДІСТЕМЕЛІК ҚАДАМ

Ұйым менеджментінің тиімділігін арттыруға бағытталған шоғырландырылған менеджмент жүйесін құру зерттелінді. Шоғырландырылған жүйені құруда менеджментке қойылатын халықаралық стандарттардың талаптарын механикалық түрде біріктіруден бас тартуға болатындығын анықтады (осы стандарттар негізделетін концепциялар мен қағидаларды және менеджментті ұйымдастырудағы қалыптасқан спецификаны есепке алмағанда). Басты роль ұйымның менеджерлеріне тиесілі болуы керек, әсіресе ең алдымен жоғары үзбенің жетекшілеріне Туйiнди сөздер: менеджмент, стандарт, сертификациялау, нәтижелілік, аудит

_____________________________________

Nesterenko G.I. ORGANIZATIONAL AND METHODOLOGICAL APPROACHES TO MAKING OF AN INTEGRATED SYSTEM OF MANAGEMENT OF THE ORGANIZATION

The creation of the integrated management system aimed at increasing the efficiency of management on the organization is investigated. It is established, that at creation of the integrated system should avoid mechanical unification of the requirements of international management standards (without accounting concepts and principles which underpin these standards, and the specifics of the existing management in organization). The main role should belong to the managers of the organization, and first of all to senior managers. Key words: management, standard, certification, productivity, audit.

Термин «интегрированная система менеджмента» стал входить в управленческую практику организаций в конце 90-х гг. прошлого столетия в связи с разработкой систем, отвечающих требованиям нескольких международных стандартов (как официальных, так и ставших таковыми де-факто) на системы менеджмента - MSS (Management System Standards). К этим стандартам относятся: стандарты ИСО серии 9000 на системы менеджмента качества, стандарты ИСО серии 14000 на системы экологического менеджмента, стандарты OHSAS (Occupational Health and Safety Assessment Series) серии 18000 на системы менеджмента промышленной безопасности и охраны труда, стандарт SA (Social Accountability) 8000 на системы социального и этического менеджмента. К числу MSS относят также стандарты, разработанные на основе ИСО 9000 для применения в конкретных отраслях, а также стандарты на системы управления, базирующиеся на принципах HACCP (Hazard Analysis and Critical Control Points - анализ рисков и критические контрольные точки) и на принципах GMP (Good Manufacturing Practice - надлежащая (правильная) производственная практика) и стандарты на системы, базирующиеся на принципах FSС (Forest Stewardship Council - Лесной попечительский совет).

Отражая мировую тенденцию к стандартизации менеджмента, MSS устанавливают требования к тому, что необходимо сделать для достижения целей в различных областях общего менеджмента. Не определяя порядка, правил выполнения конкретных действий, MSS служат инструментом для оценки и подтверждения соответствия практической деятельности организации международным требованиям.

Исходя из сказанного, под интегрированной системой менеджмента (ИСМ) следует понимать часть системы общего менеджмента, отвечающую требованиям двух или более международных стандартов и функционирующую как единое целое. Совершенно очевидно, что интегрированную систему менеджмента не следует отождествлять с системой общего менеджмента организации, объединяющей все аспекты деятельности организации. В этом плане понятие «интегрированная система менеджмента» носит ограниченный характер, хотя и является более комплексным, чем понятие о каждой из тех отдельных систем менеджмента (система менеджмента качества, система экологического менеджмента и пр.), которые объединены в ИСМ.

Даже при внедрении в организации всех действующих в настоящее время MSS интегрированная система менеджмента не будет тождественна системе общего менеджмента организации, так как область её распространения пока ещё не включает финансовый менеджмент, инновационный менеджмент, риск-менеджмент, менеджмент ценных бумаг и др. О тождественности понятий «интегрированная система менеджмента» и «система общего менеджмента» можно говорить лишь после того, как будут разработаны стандарты на все области, охватываемые общим менеджментом организации. Исходя из этого, логично предположить, что создание ИСМ будет происходить до тех пор, пока не будут стандартизированы все области общего менеджмента, что может оказаться неопределенно длительным процессом.

Между тем возможна разработка единого международного стандарта на систему общего менеджмента организации. Постановка такой проблемы представляется достаточно обоснованной и реальной, если обратиться к отечественному опыту создания ещё в начале 80-х гг. прошлого века комплекса государственных стандартов на управление производственным объединением и промышленным предприятием. По принятой в этом комплексе методологии общая система управления организацией должна была охватывать все аспекты её деятельности и состоять из 6 целевых подсистем по управлению: выполнением плана производства и поставок продукции, ресурсами, техническим развитием производства, социальным развитием коллектива и окружающей средой. Не трудно установить, что многие элементы из этой системы в настоящее время полностью или частично регламентируются MSS.

Целесообразность создания максимально интегрированных систем менеджмента не вызывает сомнений. К числу явных достоинств таких систем можно отнести следующее:

интегрированная система обеспечивает большую согласованность действий внутри организации, усиливая тем самым синергетический эффект, заключающийся в том, что общий результат от согласованных действий выше, чем простая сумма отдельных результатов (когда согласно парадоксу Аристотеля, «один плюс один больше двух»);
интегрированная система минимизирует функциональную разобщенность в организации, возникающую при разработке автономных систем менеджмента;
создание интегрированной системы, как правило, значительно менее трудоемко, чем нескольких параллельных систем;
число внутренних и внешних связей в интегрированной системе меньше, чем суммарное число этих связей в нескольких системах;
объем документов в интегрированной системе значительно меньше, чем суммарный объем документов в нескольких параллельных системах;
в интегрированной системе достигается более высокая степень вовлеченности персонала в улучшение деятельности организации;
способность интегрированной системы учитывать баланс интересов различных сторон организации выше, чем при наличии параллельных систем;
затраты на разработку, функционирование и сертификацию интегрированной системы ниже, чем суммарные затраты при нескольких системах менеджмента.

Организационно-методическим фундаментом для создания интегрированных систем должны служить стандарты ИСО серии 9000. Это обусловлено тем, что базовые понятия и принципы, сформулированные в этих стандартах, в наибольшей мере соответствуют понятиям и принципам общего менеджмента. При этом особую значимость представляет процессный подход, который не опосредованно (как это имеет место при функциональном подходе), а непосредственно отражает реальные процессы, осуществляемые в современном бизнесе. Немаловажно и то, что введение в действие стандартов ИСО серии 9000 в исторической ретроспективе предшествовало введению в действие других международных стандартов на системы менеджмента и во многом предопределило методологию их построения. Как показывает анализ, практическое создание интегрированных систем менеджмента осуществляется по одному из следующих вариантов:

созданию аддитивных (от лат. additio - прибавление) моделей ИСМ, когда к системе менеджмента качества (СМК), выполняющей роль базовой системы и в необходимых случаях использующей требования HACCP, GMP или FSС, последовательно добавляются система экологического менеджмента (СЭМ), система OHSAS. При применении данного варианта разрыв между началом работ по внедрению одной системы и началом внедрения следующей может составлять от полугода до нескольких лет;
созданию полностью интегрированных моделей, когда все системы менеджмента объединяются в единый комплекс одновременно.

Несмотря на неоспоримые организационные и экономические преимущества второго варианта создания ИСМ, он встречается ещё крайне редко, что связано прежде всего с тем, что появление MSS происходило на протяжении длительного периода времени: стандарты ИСО серии 9000 были введены в действие в 1987 г., принципы HAPPS и GMP - в начале 90-х, стандарты ИСО 14000 – 1996 г., стандарты OHSAS, SA и FSС - в конце 90-х гг.

Строительство интегрированной системы менеджмента, что называется «с нуля», должно опираться на принципы, установленных во всех международных стандартах менеджмента. При этом в качестве базовых должны приниматься принципы, сформулированные в стандартах ИСО серии 9000, и в первую очередь такие, как процессный подход, лидерство руководителя и вовлечение работников. Реализация именно этих принципов позволяет наилучшим образом обеспечить интегрирование положений стандартов на отдельные системы в единый комплекс.

Особая роль на этапе организации разработки интегрированных систем менеджмента должна принадлежать высшему руководству организации, принимающему решение о создании ИСМ. Приступая к разработке системы, высшему руководству необходимо четко представлять себе не только явные выгоды от выполнения этой работы, но и потенциальные риски, а также масштаб, сложность и продолжительность работы. Важно оценить уровень компетентности своих менеджеров и специалистов для успешного выполнения этой работы, определить целесообразность привлечения внешних консультантов. При этом исключительно важно предпринять меры, направленные на обеспечение психологической устойчивости персонала организации.

На этапе проектирования интегрированной системы менеджмента проводится:

выбор международных стандартов на менеджмент, используемых при проектировании интегрированной системы менеджмента;
идентификация процессов организации, на которые распространяется действие интегрированной системы менеджмента;
определение последовательности и взаимодействия идентифицированных процессов;
назначение владельцев и руководителей процессов, ответственных за их результативное и эффективное управление;
разработка конкретных требований международных стандартов на менеджмент, используемых в ИСМ, которые должны выполняться в каждом процессе (решение данной задачи представляется ключевым при проектировании интегрированной системы менеджмента);
установление критических контрольных точек в процессах, связанных с выбранными международными стандартами;
определение методов и средств для мониторинга, измерений и анализа процессов;
формирование критериев оценки результативности и эффективности процессов ИСМ в целом.

По сути дела речь идет о реализации процессного подхода в соответствии с требованиями ИСО 9001:2000.

Целью документирования является создание нормативно-организационной основы для построения, функционирования и постоянного улучшения ИСМ. Качественное документирование ИСМ должно обеспечить решение таких задач, как установление требований к осуществлению процессов, правильное понимание этих требований, воспроизводимость, прослеживаемость процессов и оценивание достигнутых результатов. Документирование ИСМ, подобно документированию любой из систем по требованиям MSS, предусматривает определение состава и структуры документов ИСМ, установление правил их разработки и идентификации.

Как свидетельствует практика, внедрение системы менеджмента, независимо от охватываемой ею области деятельности, является не менее сложным, чем её проектирование. На данном этапе важно добиться того, чтобы спроектированная система заработала и вошла в режим стабильного функционирования. При этом первостепенную роль начинают играть службы внутреннего аудита. Их главной задачей становится проверка степени практического выполнения требований, установленных в документах интегральной системы менеджмента. Для этого служба внутреннего аудита должна адаптировать рекомендации ИСО 19011, распространяющиеся на аудит систем менеджмента и экологии, ко всем видам деятельности организации, охватываемой интегральной системой.

Сертификацию разработанной и внедренной в организации интегрированной системы менеджмента следует рассматривать как логическое завершение работ по созданию этой системы. Объективное подтверждение соответствия ИСМ требованиям международных стандартов на системы менеджмента может стать одним из условий успешного продвижения организации на международных рынках, повысить доверие к организации со стороны инвесторов, кредитных и страховых компаний вследствие отнесения организации к категории наименьшего риска. Нельзя не учитывать и того, что успешная сертификация, как правило, вызывает эмоциональный подъем в коллективе от качественно выполненной сложной работы.

Создание интегрированной системы менеджмента является сложным инновационным проектом, направленным на повышение эффективности общего менеджмента организации. Ожидаемая результативность создания ИСМ может быть достигнута лишь в случае грамотного управления этим проектом.

При создании интегрированной системы главенствующая роль должна принадлежать менеджерам организации и прежде всего - руководителям высшего звена.

При разработке интегрированной системы менеджмента следует избегать механического объединения требований международных стандартов на менеджмент (без учета концепций и принципов, на которых базируются эти стандарты, и специфики сложившегося в организации менеджмента), что может привести к их формальному, поверхностному внедрению.

Интегрирование систем менеджмента по вопросам качества, экологической безопасности и социальной ответственности, отвечающих требованиям международных стандартов, следует рассматривать как предпосылку для устойчивого развития организации.

Литература

Егорова Л. А. Проблемы и перспективы интеграции систем менеджмента // Сертификация. - 2006. - №2.
Свиткин М. З. Интегрированные системы менеджмента // Стандарты и качество. - 2006. - №2.
Трошин В. Н. Интегрированные системы менеджмента // Стандарты и качество. - 2008. - № 11.

Создатель : Лариса Николаевна Гребцова

Создан : 22 августа 2024